Указания за приемане, проверка и изпращане на електронни документи, подписани с универсален електронен подпис в Министерството на образованието и науката
І. НАЧИНИ НА ПРИЕМАНЕ НА ЕЛЕКТРОННО-ПОДПИСАНИ ДОКУМЕНТИ
Документи, подписани с универсален електронен подпис /УЕП/, се приемат в Министерството на образованието и науката /МОН/ по един от следните методи:
- По електронна поща – добавени като файл към електронно съобщение, изпратено на адрес: [email protected].
- Чрез формуляр за подаване на електронни документи, подписани с УЕП, от Web страницата на МОН (www.minedu.government.bg).
- На външни носители, изпратени на адрес гр. София, 1000, бул. „Княз Дондуков” 2А, Министерство на образованието и науката. Външните носители трябва да са от следните видове:
- магнитни носители – дискета 3½”-1.44Mb;
- оптични носители – CD (ROM/R/RW), файлова система по ISO 9660
ІІ. ФОРМАТ НА ПРИЕМАНИТЕ ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ
В МОН се приемат документи, подписани с УЕП в следните формати:
- Документи, създадени с програмата Microsoft Word XP/2003 с разширение на името на файла DOC;
- Документи, създадени с програмата Microsoft Excel XP/2003 с разширение на името на файла XLS;
- Документи във формат Adobe PDF (Portable Document Format).
ІІІ. РЕКВИЗИТИ
Входящите електронни документи, за да бъдат приети, следва да съдържат реквизити, които ще съпътстват електронните изявления на подателите. Тези реквизити се въвеждат като свободен текст по един от следните начини в зависимост от метода на подаване на документите:
- в съобщението, с което се изпраща документът на адреса на електронната поща на МОН, посочен по-горе;
- във формуляра за регистрация на потребител и във формуляра за подаване на електронни документи през WEB страницата на МОН;
- съхранени като файл в един от посочените по-горе формати, когато документите се подават на външни носители.
1. Задължителни реквизити:
- лични данни: име, презиме, фамилия, ЕГН, номер на личната карта;
- валиден адрес на електронна поща – на този адрес ще бъдат изпращани документите до подателя, ако той е различен от посочения в сертификата на електронния му подпис.
- „Съгласен съм в МОН да се обработват личните ми данни чрез автоматизирани (компютърни) системи за осъществяване на законово регламентираните функции на Министерството и на министъра на образованието и науката, както и за нуждите на деловодната дейност.” (ДА/НЕ)
Когато подателят – физическо лице не е отбелязал съгласието си по предходния реквизит, изявлението му се оставя без разглеждане поради неспазване на установената форма.
- желая потвърждение за получаването на изпратеното до МОН електронно изявление (ДА/НЕ).
Потвърждението, което МОН ще изпрати на посочения адрес на електронна поща, включва следната информация:
- входящия номер и дата на регистриране на полученото изявление, заедно с него, в случаите, когато са изпълнени условията по приемане;
- в случаите, когато не са изпълнени условията по приемане, се изпраща информация за отказ от регистрация, заедно с полученото изявление.
метод за получаване на отговор от МОН:
- електронен документ, подписан с универсален електронен подпис, на посочения е-mail адрес;
- електронен документ, получен лично в Министерството на образованието и науката;
- документ на хартиен носител, изпратен по пощата – задължително се посочва адрес за кореспонденция;
- документ на хартиен носител, получен лично в Министерството на образованието и науката.
формат на документите за отговор:
- документи, създадени с програмата Microsoft Word XP/2003;
- документи, създадени с програмата Microsoft Excel XP/2003;
- документи във формат Adobe PDF (Portable Document Format).
2. Незадължителни (препоръчителни) реквизити:
- Данни за контакт, включващи: номер на телефон, номер на факс, номер на мобилен телефон.
- Адрес за кореспонденция (задължителен при получаване на документи на хартиен носител по пощата) , включващ: област, община, населено място, пощенски код, жк, ул./бул./пл., номер, блок, вход, етаж, апартамент.
ІV. ПРОВЕРКА НА ВХОДЯЩИТЕ ДОКУМЕНТИ, ПОДПИСАНИ С УЕП
При приемането на входящо електронно изявление, съдържащо електронни документи, подписани с УЕП, в МОН се извършва проверка за:
- наличието на задължителните реквизити съгласно указаното по-горе и включени във входящото електронно изявление;
- цялостност на получения електронен документ;
- съответствие на получения електронен документ с указания по-горе формат;
- валидността на удостоверението за електронен подпис;
- дали публичният ключ, отразен в удостоверението на подписващия, е притежание на автора на изявлението.
V. ДОКУМЕНТИ, КОИТО СЕ СЧИТАТ ЗА НЕРЕДОВНИ И НЕ ПОДЛЕЖАТ НА ДЕЛОВОДНА РЕГИСТРАЦИЯ
В МОН не се приемат:
- електронни съобщения, съдържащи прикачени неподписани електронни документи;
- електронни документи, които са погрешно получени, с нарушена цялост, непълни или подписани с невалиден електронен подпис;
- електронни съобщения с непопълнени или некоректни реквизити;
- електронни документи, съдържащи вируси и програми за отдалечен контрол;
- електронни документи в криптиран вид.
VІ. ИЗПРАЩАНЕ НА ПОТВЪРЖДЕНИЕ ЗА РЕГИСТРИРАНЕ НА ЕЛЕКТРОННИЯ ДОКУМЕНТ
След регистриране на получен в МОН входящ електронен документ, подписан с УЕП, за получаването му се изпраща потвърждение. Потвърждението се подписва с УЕП и съдържа данни за входящия регистрационен номер и дата на регистриране. В потвърждението се включва и полученото по електронната поща съобщение заедно с прикрепените към него файлове. Потвърждението има стойност само ако е подписано с УЕП от лицата по чл. 4 ал. /1/ от Инструкцията за реда и организацията на работата с електронни документи, подписани с УЕП в МОН. Потвърждение не се изпраща, ако подателят изрично е указал, че не желае потвърждаване на получаването.
VІІ. ИЗПРАЩАНЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ, ПОДПИСАНИ С УЕП
Изпращането на електронни документи от МОН се извършва чрез електронна поща в избран от посочените по-горе формати.
Регистрационният номер и датата на издаваните от МОН електронни документи, подписани с УЕП, се включват в новосъздадени електронни съобщения, към които се прикрепят регистрираните електронни документи.